Version : privacy_policy-fr-2026-06-16-7

Dernière mise à jour : 16 juin 2026

Politique de confidentialité

Votre participation à la Plateforme HOLIVIA et votre utilisation des Services fournis par HOLIVIA, par chaque Praticien sélectionné et, selon les services concernés, par Workplace Options (« WPO »), impliquent le traitement de vos données personnelles et en particulier de données relatives à votre santé (« vos Données »). Prenez quelques minutes pour prendre connaissance de ce document, on vous explique tout !

Trois responsables de traitement Sur la Plateforme HOLIVIA, vos données sont traitées par plusieurs responsables de traitement distincts selon les services utilisés :

• HOLIVIA, dans le cadre des services fournis via la Plateforme ; • les Praticiens sélectionnés auxquels vous choisissez de recourir ; • Workplace Options (« WPO »), partenaire de HOLIVIA spécialisé dans les services d’assistance aux salariés (Employee Assistance Program – EAP). Chacun agit comme responsable de traitement indépendant pour les traitements réalisés dans ses propres systèmes et pour ses propres finalités de service. Le traitement de vos données est nécessaire pour le fonctionnement des services proposés. À défaut, vous ne pourrez pas vous créer de compte personnel via la Plateforme HOLIVIA ni utiliser ces services. LA PLATEFORME HOLIVIA NE VOUS PERMET PAS DE BÉNÉFICIER D’UN SUIVI MÉDICAL OU D’UNE PRISE EN CHARGE, D’UNE TÉLÉCONSULTATION OU D’UN TÉLÉSOIN. EN CAS DE DOUTE, VEUILLEZ CONSULTER VOTRE MÉDECIN HABITUEL. LA PLATEFORME HOLIVIA NE PERMET PAS LA PRISE EN CHARGE DES SITUATIONS D’URGENCE. POUR TOUTE URGENCE VEUILLEZ CONTACTER LES SERVICES D’URGENCE EN COMPOSANT LE 15.

Pour toute question : un délégué à la protection des données HOLIVIA a désigné un délégué à la protection des données afin de veiller au respect de la réglementation et des règles décrites au sein de la présente politique de confidentialité et assurer l’exercice effectif de vos droits. Le délégué à la protection des données d’HOLIVIA est Phase 4 Avocats, DPO certifié. Pour toute question sur le traitement de vos données, vous pouvez le joindre par mail à l’adresse suivante : dpo@holivia.fr.

Pourquoi et sur quel fondement légal vos données sont- elles traitées et qui y a accès ?

  • Vos Données traitées par HOLIVIA Le tableau ci-dessous vous permet de connaître toutes les utilisations que nous faisons de vos données et la base légale de ces utilisations, c’est-à-dire ce qui nous autorise selon la loi à traiter vos données. Il permet également de savoir si des données relatives à votre santé physique ou mentale sont utilisées et pourquoi la loi nous le permet. Il identifie enfin les destinataires de vos données, c’est-à-dire la liste limitative des personnes auxquelles vos données peuvent être communiquées.

Base légale – (Article 6 Traitement de données Destinataires des Finalité RGPD) de santé ? données Gestion des comptes Exécution des Oui : État auto-déclaratif Praticiens sélectionnés ; personnels des Conditions Générales de santé psychique membres du personnel utilisateurs d’Utilisation – (Art. 6, 1, b globale (stress, sommeil, des prestataires RGPD) confiance en soi, techniques habilités accomplissement au (gestion technique des travail, sens, relations, comptes) ; membres du estime de soi, charge personnel HOLIVIA mentale), besoins habilités ; WPO hors d’accompagnement Europe; hébergeur psychologique. Consentement explicite – (Art. 9, 2, a RGPD) Production de Permettre à HOLIVIA Non Membres du personnel statistiques agrégées et d’améliorer ses services des prestataires anonymisées et à ses clients de suivre techniques habilités ; l’exécution du contrat et membres du personnel de prévenir utilement les HOLIVIA habilités ; tiers risques psychosociaux financeurs (statistiques

Base légale – (Article 6 Traitement de données Destinataires des Finalité RGPD) de santé ? données dans leur entreprise. agrégées et anonymisées Intérêt légitime – Art. 6, pour reporting mensuel) 1, f RGPD Envoi d’e-mails de Intérêt légitime : intérêt Non Membres du personnel bienvenue et d’HOLIVIA à des prestataires d’engagement après accompagner les techniques habilités ; création de compte utilisateurs dans l’usage membres du personnel de la plateforme – Art. 6, HOLIVIA habilités 1, f RGPD Transmission sécurisée Exécution des Oui lorsque les Membres du personnel des demandes vers Conditions Générales informations transmises habilités de Workplace Workplace Options d’Utilisation – (Art. 6, 1, b concernent des besoins Options (WPO) ; (WPO) pour les services RGPD) d’accompagnement prestataires techniques opérés par WPO psychologique ou des habilités ; membres du données relatives au personnel HOLIVIA bien-être. Consentement habilités explicite – (Art. 9, 2, a RGPD)

  • Vos Données traitées par chaque Praticien sélectionné Base légale - Article 6 Traitement de données Destinataires des Finalité RGPD de santé ? données Séances de Visio- Consentement – (Art. 6, Oui. Consentement Praticiens sélectionnés ; consultation proposées 1, a RGPD) explicite - Art. 9, 2, a membres du personnel aux Utilisateurs RGPD des prestataires techniques habilités (gestion technique des comptes) ; membres du personnel HOLIVIA habilités Gestion du service de Intérêt légitime des Oui. Consentement Praticien proposant le prise de Rendez-vous praticiens d’organiser explicite - Art. 9, 2, a service de prise de leur agenda – (Art. 6, 1, f RGPD rendez-vous ; membres RGPD) du personnel des prestataires techniques habilités (gestion technique des comptes) ; membres du personnel HOLIVIA habilités Gestion du paiement des Exécution des conditions Non Système de paiement Services fournis par le générales de vente – (Art. (Stripe). HOLIVIA Praticien aux Utilisateurs 6, 1, b RGPD) n’accède pas à ces Bénéficiaires informations.
  • Vos Données traitées par Workplace Options (WPO) Pour certains pays situés hors Europe, les services d’accompagnement psychologique peuvent être assurés directement par Workplace Options (WPO). Par ailleurs, certains services additionnels sont opérés par WPO dans le monde entier, notamment :

• assistance téléphonique 24h/24 et 7j/7 ; • services « Work-Life » ; • accompagnement juridique ; • accompagnement financier ; • coaching et services d’orientation vers des ressources externes. Dans ce cadre, WPO agit comme responsable de traitement indépendant pour les traitements réalisés dans ses propres systèmes et outils. Base légale - Article 6 Traitement de données Destinataires des Finalité RGPD de santé ? données Gestion des Exécution du contrat de Oui. Consentement Membres du personnel accompagnements service – (Art. 6, 1, b explicite - Art. 9, 2, a habilités de Workplace psychologiques réalisés RGPD) RGPD Options (WPO) ; par WPO professionnels et conseillers intervenant dans le cadre du programme d’assistance ; prestataires techniques habilités Gestion du service de Intérêt légitime de WPO Oui. Consentement Membres du personnel prise de rendez-vous d’organiser les rendez- explicite - Art. 9, 2, a habilités de Workplace opéré par WPO vous et les RGPD Options (WPO) ; accompagnements – prestataires techniques (Art. 6, 1, f RGPD) habilités Gestion des services Exécution du contrat de Possiblement, selon la Membres du personnel Work-Life, assistance service – (Art. 6, 1, b nature de la demande habilités de Workplace juridique, assistance RGPD) adressée par Options (WPO) ; financière et assistance l’utilisateur. partenaires et téléphonique 24h/24 – Consentement explicite professionnels habilités 7j/7 – Art. 9, 2, a RGPD intervenant dans le cadre des services concernés Gestion et suivi des Intérêt légitime de WPO à Oui, lorsque les Membres du personnel demandes assurer la continuité et la informations concernent habilités de Workplace d’accompagnement au qualité des services le bien-être, la santé Options (WPO) ; sein des systèmes proposés – (Art. 6, 1, f mentale ou l’évaluation prestataires techniques d’information de WPO RGPD) des besoins habilités d’accompagnement. Consentement explicite – Art. 9, 2, a RGPD

Pour les services d’accompagnement psychologique proposés en Europe, HOLIVIA assure l’organisation de la prise de rendez-vous et les échanges avec les psychologues et praticiens sélectionnés. Pour certains pays situés hors Europe, les services d’accompagnement psychologique peuvent être assurés directement par Workplace Options (WPO). Dans ce cadre, WPO assure notamment la prise de rendez-vous, les échanges avec les professionnels, le suivi des demandes et la gestion des dossiers d’accompagnement au sein de ses propres systèmes d’information. Afin de permettre l’accès aux services opérés par WPO depuis l’application HOLIVIA, certaines données peuvent être transmises entre HOLIVIA et WPO via des interfaces de programmation sécurisées (API). Pour plus d’informations sur les traitements de données réalisés directement par Workplace Options (WPO), vous pouvez consulter leur politique de confidentialité disponible à l’adresse suivante : https://www.workplaceoptions.com/privacy-policy/ Sachez que HOLIVIA pourra produire et diffuser publiquement des statistiques dans le respect inconditionnel de votre anonymat, c’est-à-dire des données en agrégats et non individualisées, dans un objectif strict de mesure statistique et sans aucune possibilité de vous identifier directement ou indirectement. Sachez que vos données seront également susceptibles de faire l’objet d’études, recherches et évaluations présentant un intérêt public, à des fins d’amélioration des connaissances et de prise en charge des patients, et après mise en œuvre de l’ensemble des formalités requises auprès de la CNIL lorsqu’elles sont applicables. À cet effet, sachez que pour chaque étude, recherche ou évaluation qui pourrait être conduite à partir de vos Données vous serez tenu informé et vous pourrez vous y opposer si vous le souhaitez. HOLIVIA garantit que vos données ne seront transmises à aucun tiers non autorisé, sans votre accord explicite préalable.

Focus sur votre consentement Certains services fournis par HOLIVIA, les Praticiens ou Workplace Options (WPO) reposent sur le recueil préalable de votre consentement. À défaut de consentement, vous ne pourrez pas accéder à ces services qu’ils soient fournis par HOLIVIA, les Praticiens ou WPO. Votre consentement explicite est également requis pour toute utilisation des données relatives à votre santé par HOLIVIA, les praticiens ou Workplace Options (WPO).

Sachez que vous avez la possibilité de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant à dpo@holivia.fr. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement de vos données effectué avant le retrait de celui-ci.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

  • Dans le cadre des Services fournis par HOLIVIA Vos Données sont conservées tant que vous êtes salarié d’une entreprise cliente de HOLIVIA. Lorsque vous ne figurez plus dans la liste transmise par votre employeur (ce qui marque votre départ), votre compte est désactivé et vos Données sont archivées pour une durée de 3 ans. Au-delà, elles sont définitivement anonymisées pour ne conserver que des statistiques non identifiantes.
  • Dans le cadre des Services fournis par le(s) Praticien(s) Vos Données sont conservées par le Praticien pendant toute la durée de la relation contractuelle qui vous lie au Praticien que vous avez sélectionné. Au-delà, vos Données sont archivées pour une durée de 3 ans et à l’issue de l’archivage, seules des Données statistiques non identifiantes sont conservées.
  • Dans le cadre des Services fournis par Workplace Options (WPO) Les données traitées directement par WPO sont conservées pendant toute la durée nécessaire à la fourniture des services concernés, conformément à la réglementation applicable et aux politiques internes de conservation de WPO.
  • Vos données de paiement Elles sont conservées uniquement pendant la transaction (achat de séance). Avec votre accord explicite (case à cocher), vos coordonnées bancaires peuvent être conservées pour simplifier de futurs paiements.

Quels sont vos droits sur vos données ? Conformément à la Réglementation, vous êtes titulaire des droits suivants :

Droit à l’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont HOLIVIA, les Praticiens sélectionnés et Workplace Options (WPO) utilisent vos données à caractère personnel et sur vos droits. Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder aux données à caractère personnel dont HOLIVIA, les Praticiens sélectionnés et Workplace Options (WPO) disposent sur vous (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif), et d’en obtenir une copie. Droit de rectification : Vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et/ou qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes. Droit d’opposition : Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons liées à votre situation particulière lorsque le traitement des données est fondé sur l’intérêt légitime. Vous êtes également titulaire des droits suivants, que vous pouvez exercer selon les mêmes modalités :

• droit à l’effacement ; • droit de limitation du traitement ; • droit à la portabilité ; • droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès ; • droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Lorsque le traitement de vos données requiert votre consentement, vous avez le droit de retirer à tout moment ce consentement par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@holivia.fr. Ces droits peuvent être exercés auprès du délégué à la protection des données (DPO) de HOLIVIA par courrier électronique à l’adresse électronique suivante : dpo@holivia.fr. Lorsque votre demande concerne des traitements réalisés directement par Workplace Options (WPO), HOLIVIA pourra transmettre votre demande à WPO afin de permettre son traitement dans les meilleurs délais.

Sécurité des données HOLIVIA met en œuvre toutes les mesures de sécurité afin de garantir la protection et la sécurité des données, en particulier à l’égard de l’accès non autorisé d’un tiers. Dans le cadre des services opérés par Workplace Options (WPO), des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont également mises en œuvre afin d’assurer la

confidentialité, l’intégrité et la sécurité des données échangées entre HOLIVIA et WPO, notamment via des interfaces de programmation sécurisées (API). Dans le cadre de la fourniture des services opérés par WPO, certaines données peuvent être transférées en dehors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), notamment au moyen des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne. Vos Données sont hébergées par un hébergeur certifié de données de santé au sens de l’article L1111-8.